사진까지 찍었는데 “PDF로 보내 주세요”라는 말에 막혔다면

서류를 사진으로 찍어 놓고도 보내지 못한 적이 있습니다. 상대는 PDF로 달라고 하는데, 제 휴대폰에는 방금 찍은 사진만 보였거든요. 어디를 눌러야 PDF가 되는지 몰라 가족에게 도움을 청했습니다. 그때 막혔던 곳에서 이야기를 시작해 볼게요.

“서류는 찍었어. 그런데 PDF로 보내 달래.”

“그럼 사진을 그냥 보내면 안 되는 거야?”

사진도 서류를 보여주긴 합니다. 하지만 상대가 PDF 파일을 요청했다면 사진 한 장을 채팅방에 올리는 것과는 달라요. 사진을 찍은 다음 PDF로 저장하고, 보내는 순간에도 그 PDF를 골라야 합니다. 사진은 손에 있었지만 PDF를 만드는 단계에서 막힌 이유가 거기에 있었습니다.

이미 찍은 사진을 PDF로 바꾸는 방법도 있지만, 휴대폰과 앱마다 화면이 달라요. 종이 서류가 아직 손에 있다면 이번에는 구글 드라이브 앱으로 다시 스캔하는 쪽이 따라가기 쉽습니다. 여기서부터는 갤럭시 같은 안드로이드폰을 기준으로 할게요. 아이폰은 버튼 위치가 달라 이 경로를 그대로 따라 하면 안 됩니다.

“드라이브가 그 삼각형 모양 앱 맞지?”

맞아요. 초록색, 노란색, 파란색이 이어진 Google Drive 앱입니다. 안 보이면 플레이 스토어에서 ‘Google Drive’를 찾아 설치할 수 있어요. 앱을 열어 구글 계정으로 들어간 뒤, 화면 오른쪽 아래 카메라 모양을 누릅니다. 휴대폰의 평소 카메라를 다시 여는 게 아니라, 드라이브 안의 카메라를 쓰는 게 첫 번째 갈림길이에요.

그때 몰랐던 건 복잡한 기능 이름보다 ‘지금 무엇을 눌러야 사진이 아닌 PDF가 되지?’라는 연결이었습니다. 드라이브의 카메라로 종이를 비추면 둘레에 파란 선이 잡힙니다. 그 안에 서류 네 모서리가 모두 들어왔는지 보고 찍어보세요. 종이를 책상에 놓으면 손가락이 글씨를 가릴 일도 줄어듭니다.

“한쪽이 잘렸는데, 이미 찍어버렸어.”

괜찮아요. 저장하기 전이라면 고칠 수 있습니다. 글씨는 선명한데 테두리만 어긋났다면 자르기 및 회전으로 범위를 맞추고, 글씨 자체가 흐리거나 끝이 잘렸다면 다시 촬영을 누르세요. ‘PDF니까 알아서 글씨를 읽어주겠지’ 하고 넘어가면 상대가 받았을 때도 안 보일 수 있어요. 화면에서 이름과 숫자를 읽을 수 있는지 잠깐 보는 편이 확실합니다.

“서류가 두 장인데, 첫 장만 PDF가 되면 어떡하지?”

그래서 첫 장을 찍은 직후 바로 저장하지 않는 게 좋아요. 화면의  추가(+) 를 눌러 두 번째 장도 찍습니다. 잘못 넣은 장은 삭제하고 그 장만 다시 찍을 수 있어요. 두 장을 모두 넣었는지 눈으로 확인한 다음 완료를 누르세요.

“이제 PDF가 만들어진 거야?”

거의 다 왔습니다. 파일 이름을 정하는 화면에서 저장 형식이 .pdf인지 확인하고 저장을 눌러야 해요. 이름도 ‘스캔본’보다는 ‘제출서류_이름’처럼 알아보기 쉽게 적어두면 찾기가 편합니다. 여러 장을 찍었다면 저장한 뒤 PDF를 열어 첫 장과 마지막 장이 모두 들어갔는지 다시 살펴보세요.

“갤러리에 아무것도 안 보여. 또 잘못했나?”

여기서 사진 찾는 곳을 열면 헷갈립니다. 이 PDF는 구글 드라이브에 저장됐어요. 드라이브로 돌아가 방금 붙인 이름을 찾아보세요. 열어보니 글씨가 읽히고 파일 이름 끝이 .pdf라면 PDF 만들기는 끝난 겁니다. 갤러리에 안 보인다는 이유로 같은 서류를 여러 번 찍지 않아도 됩니다.

“그런데 카톡에는 어떻게 보내?”

드라이브에서 그 PDF 이름 옆 점 세 개(더보기) → 다운로드를 누르세요. 이제 휴대폰의 내 파일 앱을 열어 다운로드 폴더에서 .pdf로 끝나는 파일을 찾습니다. 그 파일을 선택해 공유를 누르고 카카오톡이나 메일 앱을 고를 수 있어요. 카톡의 사진 목록에서 맨 처음 찍은 사진을 고르면 다시 사진을 보내게 되니, 마지막 화면에서도 파일 이름 끝이 .pdf인지 확인하세요. 받는 사람도 한 번 더 보고요.

“잘못된 사진을 보내버렸다면?”

당황해서 같은 사진을 또 보내기보다, 드라이브에 저장한 PDF가 제대로 열리는지부터 보세요. 거기에는 서류가 온전히 들어 있는데 상대에게 사진이 갔다면, 내 파일의 PDF를 선택해 다시 보내면 됩니다. 반대로 PDF 안에서 글씨가 잘렸다면 전송 문제가 아니라 스캔 문제이니 다시 찍어야 하고요. 신분증처럼 개인 정보가 들어간 서류는 제출처가 요구한 내용과 받는 사람을 확인한 뒤 전송하세요.

사진을 찍는 것까지 알았는데도 답답했던 이유는 그다음 연결이 보이지 않았기 때문입니다. 다음에 PDF를 요청받으면 드라이브 안에서 스캔하고, .pdf로 저장한 뒤, 보낼 때도 그 파일을 고른다. 이 세 순간만 기억해보세요. 중간에 막혀도 파일이 드라이브에 있는지부터 확인하면 어디서 다시 시작할지 알 수 있습니다.